Help Desk Guideline

General Information

Who can request support from the Grow Civic Help Desk?

Bu rehber, Sivil Alan Destek Masasını tanıtmak ve Sivil Büyü Programından destek talebinde bulunmak isteyen aktivistlere ve STÖ’lere bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır.

Sivil Büyü programından destek talebinde bulunmak isteyen bütün aktivistler ve STÖ’ler programın tüm aşamalarında, talepte bulunmadan önce, talepte bulunurken ve uygulama aşamasında, Destek Masasından yardım isteyebilirler.  

When and how to reach the Help Desk?

You can access the help desk by phone, by e-mail, from the Grow Civic Information System (MIS), via messages from Civic Space social media accounts, or by face-to-face meetings. Please do not forget to make an appointment by mail or phone if you require a face-to-face meeting. Questions to the Help Desk are typically answered in one working day, and within five working days at the latest. e-posta veya Sivil Büyü Online Sistemi (MIS) üzerinden ulaşarak, Sivil Alan projesinin sosyal medya hesaplarına mesaj göndererek veya yüz yüze görüşmeler yaparak destek alabilirsiniz. Yüz yüze görüşme yapmayı istemeniz durumunda, lütfen e-posta göndererek veya telefon açarak randevu almayı unutmayınız. Destek Masasına gelen sorular genelde bir iş günü içinde ve en geç beş iş günü içinde yanıtlanır.

The Help Desk is accessible on Tuesdays and Wednesdays between 14:30 – 16:30 hours and Thursdays between 10:30 – 12:30 hours

 

HELP DESK AT PRE-REQUEST STAGE

Support Categories

Sivil Büyü programı kapsamında sağlanan destekler, aktivistlerin ve STÖ’lerin farklı ihtiyaçlarını gözeten beş kategori altında toplanmıştır.

  • Çalışmanıza ve ihtiyaçlarınıza hangi kategorinin uyduğunu görmek için lütfen önce Destek Talep Rehberini ve her kategori hakkında daha fazla bilgi edinmek için Sıkça Sorulan Soruları
  • If you have further questions as to which category is applicable for your action, you can contact our Help Desk.  
Eligible and ineligible budget items

Grow Civic is not a grant program but provides in-kind support. All eligible payments within the approved budget items are directly made to the service providers by the Civic Space team against proper invoices.

Request for support guidelines and request for support form

Detailed information regarding the Grow Civic Programme including eligibility of actions and requesters is provided in the support guideline we developed.

  • Lütfen önce Destek Talep Rehberi’ni Daha fazla açıklamaya veya bilgiye ihtiyaç duyarsanız, Sivil Büyü Destek Masamızla iletişime geçebilirsiniz.
  • The Grow Civic request for support form is provided in pdf format for your reference on our website. You can download it and prepare your answers prior to your online inputting.
  • Before filling the request form, please check the Key Concepts section of our website that contains basic information regarding the terminology used in the form
  • If you need further information or guidance regarding the questions you need to fill in the request form or the key concepts, please do not refrain from calling our Help Desk.

Please note that our Help Desk will not assist you in writing or filling out your request form or make any eligibility and compliance check before its official submission through the MIS.

Eligibility and compliance check criteria

Each request for support submitted from the MIS will be going through an eligibility and compliance check. These checks will be conducted by an independent expert(s).

The eligibility and compliance check will include checking the five fundamental eligibility criteria:

  1. If your action is in line with at least one of the Grow Civic Programme objectives
  2. Faaliyetlerin Kıbrıs’ta, bir diğer AB Üye Ülkesinde veya Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) kapsamındaki bir ülkede yapılması,
  3. If you are an eligible request owner for the category that you are requesting support from
  4. Yalnızca STÖ’ler için – örgütünüzün (veya ortak örgütün) toplum yararına çalışması,
  5. If the action is in line with the rights-based approach

Actions that are not in line with all of these 5 criteria will be rejected by the Civic Space team. Actions that fulfill these criteria will be further checked for additional aspects. If the action does not comply with these additional criteria, it will not directly be a reason for rejection. The independent expert(s) might give improvement recommendations or ask for clarifications for actions in line with the five fundamental criteria mentioned above.

The Rights-Based Approach

Sivil Büyü, hak temelli yaklaşım taşıyan ve/veya hak temelli STÖ’ler tarafından geliştirilen ve uygulanan çalışmaları destekler.

  • Hak temelli yaklaşımı daha iyi anlamak için öncelikle web sitemizin Key Concepts ve Sıkça Sorulan Sorular bölümlerini incelemenizi tavsiye ederiz. Daha derin ve detaylı bilgiye ihtiyacınızın olması durumunda Avrupa Komisyonu tarafından geliştirilen Araç Kutusu’ndan yararlanabilirsiniz.
  • We also recommend you to visit the Supported Actions section of our website to review the articles and videos of the actions previously supported by Grow Civic.
  • If you have further questions or need more tailor-made guidance in mainstreaming the rights-based approach in your action, please contact the Help Desk.
Mainstreaming cross-cutting issues and added-value elements

Grow Civic promotes the mainstreaming of a set of cross-cutting issues to be considered in the design and implementation of supported actions. Taking these into consideration is also in line with the rights-based approach.

Sivil Büyü’nün göz önünde bulundurulmasını teşvik ettiği konular:

  • Involvement of and/or support to disadvantaged groups and/or people from rural areas
  • Mutual learning, co-learning and experience sharing
  • Accessibility mainstreaming (ensuring special measures to ensure access of people with different disabilities)
  • Ecology mainstreaming
  • Gender mainstreaming
  • Youth mainstreaming.
  • Brief information about these cross-cutting issues is available in the Key Concepts section of our website.
  • Ayrıca, daha fazla bilgi ve dijital rehberlik materyalleri için Sivil Alan’ın Online Kütüphanesi’ni
  • If you require further information or guidance, you can contact and get support from our Help Desk.
Partnership and networking

Sivil Büyü desteği talep edeceğiniz çalışmanızda işbirliği yapacak başka bir STÖ (veya aktivist) arıyorsanız veya bir ortağa ihtiyaç duyuyorsanız, Destek Masamız ilgili tematik alanda çalışan ve potansiyel olarak ortak olabilecek STÖ’lerin (veya aktivistlerin) isimlerini paylaşarak size yardımcı olabilir.

  • For your partner search, we advise you first check our online CSO Database.
  • It would also be useful to check the Supported Actions section, which includes information about Grow Civic supported actions and see if any potential partners or collaborators exist amongst their support owners.
  • If you still need further assistance in identifying potential partner CSOs or activists, guidance, you can always contact the Help Desk to request assistance.

Help Desk at Request Stage

Grow Civic Information Systems (MIS)

Support requests to Grow Civic are made through our online system, which we call the MIS.

  •  The requests are made via the online system (MIS) by opening a user account and filling your answers online to the set of questions. Before you start the process, you can make use of the MIS guide materials you can find at the Grow Civic section of our website and under the MIS Guide section of the online system.
  • If you experience technical errors while using it, you can report the error through the online system, and we will resolve the issue for you as soon as possible.
  • We also strongly recommend you check the MIS Guide section under the Help menu of the Grow Civic MIS to review a set of frequently asked questions related with MIS usage.
  • Tüm bu kontrollerden sonra, MIS’in nasıl kullanılacağı konusunda halen yardıma ihtiyacınız olursa Destek Masamız ile iletişime geçebilirsiniz.
Eligibility and compliance check results and recommendations for improvement

The independent experts will make the eligibility and compliance check of your requests. They might make comments or request clarifications on different aspects of your request form. These will be shared with you via the MIS.

  • You will be required to review their comments and questions, revise your request form accordingly, and re-submit it via the MIS in a maximum 15 days.
  • Within these 15 days, if the questions or comments you received are not clear enough for you and/or if you need assistance, you can contact our Help Desk.

HELP DESK AT IMPLEMENTATION STAGE

General rules and procedures at implementation stage

Sivil Büyü tarafından desteklenen çalışmaların uygulanmasına ilişkin kurallar ve prosedürler Uygulama Rehberi’nde ayrıntılı bir şekilde açıklanmıştır.

Uygulama Rehberi’nin Ekler kısmında verilen faydalı taslak belgeleri çalışmanızın uygulama aşamasında kullanmanız gerekecektir.

Invoices, supporting documents and payments

As you know, Grow Civic is not a grant but an in-kind support programme. Hence, if your request is approved, we will not be transferring you any funds but will be covering the expenses as approved in your budget plan by directly paying your service providers.

Civic Space team will make payments to the service providers once and if

  • The expenditure was listed in your approved budget plan,
  • If supporting documents and outputs produced are provided/submitted that proves the activity is completed, and
  • If a proper invoice is provided/submitted to us.
  • Faturalar, destekleyici belge türleri ve ödeme prosedürleri ile ilgili ayrıntılı bilgiler Uygulama Rehberi’nde yer almaktadır.
  • Bir harcamanın uygun olması için gerekli belgelerin şablonları Uygulama Rehberi’nin Eklerinde sunulmuştur.
  • If the information provided is not sufficient and you need further guidance, do not refrain from contacting the Help Desk.
Pool of experts and service providers

Civic Space created a Pool of Experts that will provide tailor-made support to the Grow Civic supported actions of CSOs and activists. The pool includes experts having expertise in different thematic fields and capacity building topics. These experts will be mobilised based on the needs and requirements of and in collaboration with the support owners. We also created a pool of service providers for supported actions, that contains suppliers for a variety of categories.

  • The number of maximum expert days for each support category and basic information in the Request Guideline and Frequently Asked Questions section of our website.
  • Desteklenen çalışmalarda uzmanların görevlendirilmesi ile ilgili bilgiler Implementation Guideline Ek 15’te açıklanmıştır. Bu nedenle, uzmanlarla ilgili herhangi bir karar vermeden önce lütfen bu belgeleri gözden geçirin.
  • Sivil Büyü ile desteklenen çalışmalarda kullanmanız gereken hizmet sağlayıcılarının listesi Implementation Guideline Ek 14’te yer almaktadır.
  • Hizmet tedarik sürecinin nasıl işleyeceği ve bu listede yer almayan tedarikçilerle nasıl çalışılabileceğine ilişkin web sitemizin Frequently Asked Questions bölümünde kısaca ele alınan kurallar Uygulama Rehberi’nde daha ayrıntılı bir şekilde açıklanmaktadır. Hizmet alma ve tedarik konularında herhangi bir karar vermeden önce bu belgeleri dikkatlice incelemelisiniz.
  • If the information provided in the documents mentioned above regarding the mobilisation process of experts or provision of services/supplies, you are more than welcomed to contact our Help Desk.
Visibility Guideline

Sivil Büyü Programı, AB tarafından finanse edilen bir ayni destek programı olduğundan Sivil Büyü desteği alan bütün çalışmalar, AB’nin iletişim ve görünürlük kurallarıyla uyumlu olmalıdır. Bu kuralların içerisinde yer alan görünürlük kuralları arasında AB amblemive Sivil Büyü logosunun kullanımı, Sivil Büyü Programına atıfta bulunmak ve bazı durumlarda sorumluluk reddi açıklaması eklemek yer almaktadır.

All visibility materials and similar outputs must receive EU approval before printing or dissemination. Therefore, it is of crucial importance that the materials are submitted to us early enough to allow ample time for the approval process..