Destek Masası Rehberi

Genel Bilgi

Bu rehber, Sivil Alan Destek Masasını tanıtmak ve Sivil Büyü Programından destek talebinde bulunmak isteyen aktivistlere ve STÖ'lere bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır.

Sivil Büyü programından destek talebinde bulunmak isteyen bütün aktivistler ve STÖ'ler programın tüm aşamalarında, talepte bulunmadan önce, talepte bulunurken ve uygulama aşamasında, Destek Masasından yardım isteyebilirler.  

Destek Masasına telefon, e-posta veya Sivil Büyü Online Sistemi (MIS) üzerinden ulaşarak, Sivil Alan projesinin sosyal medya hesaplarına mesaj göndererek veya yüz yüze görüşmeler yaparak destek alabilirsiniz. Yüz yüze görüşme yapmayı istemeniz durumunda, lütfen e-posta göndererek veya telefon açarak randevu almayı unutmayınız. Destek Masasına gelen sorular genelde bir iş günü içinde ve en geç beş iş günü içinde yanıtlanır.

Destek Masasına Salı ve Çarşamba günleri saat 14:30 – 16:30 arasında ve Perşembe günleri saat 10:30 – 12:30 arasında erişilebilir.

 

Destek Talebi Öncesinde Destek Masası

Sivil Büyü programı kapsamında sağlanan destekler, aktivistlerin ve STÖ'lerin farklı ihtiyaçlarını gözeten beş kategori altında toplanmıştır.

  • Çalışmanıza ve ihtiyaçlarınıza hangi kategorinin uyduğunu görmek için lütfen önce Destek Talep Rehberini ve her kategori hakkında daha fazla bilgi edinmek için Sıkça Sorulan Soruları
  • Çalışmanıza hangi kategorinin uyduğu konusunda bu belgelerdeki bilgiler yeterli olmazsa, Destek Masamızla iletişime geçebilirsiniz.  

Sivil Büyü programı bir hibe programı değil, ayni destek sağlayan bir programdır. Onaylanan bütçe kalemleri dâhilinde uygun şekilde yapılan bütün harcamalar, Sivil Alan ekibi tarafından uygun şekilde düzenlenmiş faturalar karşılığında doğrudan hizmet sağlayıcılara ödenecektir.

  • Uygun bütçe kalemleri, Destek Talep Rehberi Ek 2'de (sayfa 24-25'te) sıralanmıştır.
  • Uygun ve uygun olmayan bütçe kalemleriyle ilgili farklı sorularınızın olması durumunda Sivil Büyü Destek Masamızla iletişime geçebilirsiniz.

Hazırlamış olduğumuz Destek Talep Rehberi’nde çalışmaların ve destek talebinde bulunanların uygunluğu da dâhil olmak üzere, Sivil Büyü Programı ile ilgili ayrıntılı bilgi yer almaktadır.

  • Lütfen önce Destek Talep Rehberi'ni Daha fazla açıklamaya veya bilgiye ihtiyaç duyarsanız, Sivil Büyü Destek Masamızla iletişime geçebilirsiniz.
  • Sivil Büyü Destek Talep Formu web sitemizde pdf formatında bilginize sunulmuştur. Bilgisayarınıza indirebilir ve online ortama yüklemeden önce cevaplarınızı hazırlayabilirsiniz.
  • Talep formunu doldurmadan önce lütfen web sitemizdeki Temel Kavramlar bölümünü inceleyerek formda kullanılan terminoloji ile ilgili temel bilgileri okuyunuz.
  • Destek Talep Formunu doldururken cevap vermeniz gereken sorular veya temel kavramlar hakkında daha fazla bilgiye veya yönlendirmeye ihtiyaç duyarsanız, lütfen Destek Masamızı aramaktan çekinmeyin.

Destek talebiniz MIS üzerinden yüklenmediği müddetçe Destek Masamızın talep formunu doldurmanıza yardımcı olamayacağını veya herhangi bir uygunluk ve uyum kontrolü yapamayacağını lütfen göz önünde bulundurunuz.

MIS üzerinden gönderilen her destek talebi bir uygunluk ve uyum kontrolünden geçecektir. Uygunluk kontrolü bağımsız uzman(lar) tarafından yapılacaktır.

Uygunluk ve uyum kontrolünde beş temel uygunluk kriteri de kontrol edilecektir:

  1. Çalışmanızın Sivil Büyü program hedeflerinden en azından biriyle ilgili olması,
  2. Faaliyetlerin Kıbrıs'ta, bir diğer AB Üye Ülkesinde veya Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) kapsamındaki bir ülkede yapılması,
  3. Destek talep ettiğiniz kategoriye uygun bir talep sahibi olunması,
  4. Yalnızca STÖ'ler için – örgütünüzün (veya ortak örgütün) toplum yararına çalışması,
  5. Çalışmanın hak temelli yaklaşımla uyumlu olması.

Bu 5 kriterin tamamını karşılamayan çalışmalar Sivil Alan ekibi tarafından reddedilecektir. Bu kriterleri karşılayan çalışmaların kontrolü ek kriterler dikkate alınarak tamamlanacaktır. Çalışmanın bu ek kriterlere uymaması doğrudan reddedilme sebebi oluşturmayacaktır. Bağımsız uzman(lar) gerek yukarıda belirtilen beş temel kriter gerekse ek kriterler doğrultusunda iyileştirme tavsiyeleri verebilir veya çalışmayla ilgili açıklama isteyebilir.

Sivil Büyü, hak temelli yaklaşım taşıyan ve/veya hak temelli STÖ'ler tarafından geliştirilen ve uygulanan çalışmaları destekler.

  • Hak temelli yaklaşımı daha iyi anlamak için öncelikle web sitemizin Temel Kavramlar ve Sıkça Sorulan Sorular bölümlerini incelemenizi tavsiye ederiz. Daha derin ve detaylı bilgiye ihtiyacınızın olması durumunda Avrupa Komisyonu tarafından geliştirilen Araç Kutusu'ndan yararlanabilirsiniz.
  • Ayrıca, web sitemizin Desteklenen Çalışmalar bölümünü ziyaret ederek Sivil Büyü tarafından daha önce desteklenen çalışmaları anlatan yazıları okumanızı ve videoları izlemenizi öneririz.
  • Çalışmalarınızda hak temelli yaklaşımın ana akımlaştırılmasıyla ilgili sorularınız olması durumunda veya bununla ilgili ihtiyaca özel rehberlik almak için lütfen Destek Masası ile iletişime geçiniz.

Sivil Büyü, desteklenen çalışmaların tasarımında ve uygulanmasında bir dizi kesişimsel konunun ana akımlaştırılmasının dikkate alınmasını teşvik etmektedir. Kesişimsel konuların göz önünde bulundurulması da hak temelli yaklaşımla uyumludur.

Sivil Büyü'nün göz önünde bulundurulmasını teşvik ettiği konular:

  • Dezavantajlı grupların ve/veya kırsal alanlardan insanların çalışmaya katılmaları ve/veya desteklenmeleri
  • Karşılıklı öğrenme, birlikte öğrenme ve deneyim paylaşımı
  • Erişilebilirliğin ana akım haline getirilmesi (farklı engellere sahip kişilerin erişebilirliğini sağlamak amacıyla özel önlemlerin alınması)
  • Ekolojinin ana akım haline getirilmesi
  • Toplumsal cinsiyetin ana akım haline getirilmesi
  • Gençlerin ana akım haline getirilmesi.
  • Kesişimsel konular hakkında kısa bilgi web sitemizin Temel Kavramlar bölümünde mevcuttur.
  • Ayrıca, daha fazla bilgi ve dijital rehberlik materyalleri için Sivil Alan'ın Online Kütüphanesi'ni
  • Daha fazla bilgi veya açıklamaya ihtiyaç duyarsanız Destek Masamızla iletişime geçerek destek alabilirsiniz.

Sivil Büyü desteği talep edeceğiniz çalışmanızda işbirliği yapacak başka bir STÖ (veya aktivist) arıyorsanız veya bir ortağa ihtiyaç duyuyorsanız, Destek Masamız ilgili tematik alanda çalışan ve potansiyel olarak ortak olabilecek STÖ'lerin (veya aktivistlerin) isimlerini paylaşarak size yardımcı olabilir.

  • Çalışmalarınıza ortak arayışlarınızda öncelikle çevrimiçi STÖ Veritabanımıza bakmanızı öneririz.
  • Ayrıca, Sivil Büyü ile desteklenen çalışmalar hakkında bilgi içeren Desteklenen Çalışmalar bölümünü incelemeniz de faydalı olabilir, destek sahipleri arasında potansiyel olarak ortak olabilecek örgüt ya da aktivistin olup olmadığını görebilirsiniz.
  • Çalışmalarınızda ortak olabilecek STÖ ya da aktivistleri belirleme konusunda daha fazla yardım isterseniz her zaman Destek Masası ile iletişime geçebilirsiniz.

Destek Talebi Aşamasında Destek Masası

Sivil Büyü destek talepleri, MIS adını verdiğimiz online sistemimiz üzerinden yapılmaktadır.

  • Talep başvuruları, online sistem (MIS) üzerinden bir kullanıcı hesabı açarak ve sorulan soruların yanıtlarını online ortamda doldurarak yapılır. Sürece başlamadan önce web sitemizin Sivil Büyü bölümünde ve online sistemin MIS Rehberi bölümünde bulabileceğiniz MIS rehber materyallerinden
  • Sistemi kullanırken teknik hatalarla karşılaşmanız durumunda, oluşan hatayı online sistem üzerinden bildirebilirsiniz. Bizler de sorunun en kısa sürede giderilmesine çalışacağız.
  • Ayrıca, Sivil Büyü MIS bölümünde Yardım menüsü altında yer alan MIS Rehberi bölümüne bakmanızı ve MIS sisteminin kullanımıyla ilgili sıkça sorulan soruları gözden geçirmenizi önemle tavsiye ederiz.
  • Tüm bu kontrollerden sonra, MIS'in nasıl kullanılacağı konusunda halen yardıma ihtiyacınız olursa Destek Masamız ile iletişime geçebilirsiniz.

Taleplerinizin uygunluk ve uyum kontrolü bağımsız uzmanlar tarafından yapılacaktır. Talep formunuzun farklı yönleri hakkında yorumda bulunabilir veya açıklama isteyebilirler. Bu tür yorum ve sorular sizlerle MIS üzerinden paylaşılacaktır.

  • Sizden en geç 15 gün içinde uzmanların yorum ve sorularını incelemeniz, talep formunuzu buna göre revize etmeniz ve MIS üzerinden yeniden göndermeniz istenecektir.
  • 15 günlük süre zarfında size yöneltilen soru veya yorumların sizin için yeterince anlaşılır olmaması ve/veya yardıma ihtiyaç duyarsanızDestek Masamız ile iletişime geçebilirsiniz.

Uygulama Aşamasında Destek Masası

Sivil Büyü tarafından desteklenen çalışmaların uygulanmasına ilişkin kurallar ve prosedürler Uygulama Rehberi'nde ayrıntılı bir şekilde açıklanmıştır.

Uygulama Rehberi'nin Ekler kısmında verilen faydalı taslak belgeleri çalışmanızın uygulama aşamasında kullanmanız gerekecektir.

Bildiğiniz üzere, Sivil Büyü bir hibe programı değildir, ayni destek sağlayan bir programdır. Bu nedenle, destek talebinizin onaylanması durumunda, size herhangi bir fon transfer edilmeyecektir. Sivil Büyü, Program kapsamında onaylanan bütçe kalemleriyle ilgili ödemeleri doğrudan tedarikçilere yapacaktır.

Sivil Alan ekibi, tedarikçilere ancak aşağıdaki koşullarda ödeme yapacaktır:

  • Harcamanın onaylanan bütçe planında yer alması kaydıyla,
  • Faaliyetin tamamlandığını kanıtlayan destekleyici belgeler ve üretilen çıktılar sağlanmışsa/gönderilmişse ve
  • Bize uygun bir fatura sunulmuşsa/gönderilmişse.
  • Faturalar, destekleyici belge türleri ve ödeme prosedürleri ile ilgili ayrıntılı bilgiler Uygulama Rehberi'nde yer almaktadır.
  • Bir harcamanın uygun olması için gerekli belgelerin şablonları Uygulama Rehberi'nin Eklerinde sunulmuştur.
  • Sağlanan bilgiler yeterli değilse ve daha fazla yönlendirmeye ihtiyaç duyarsanızlütfen Destek Masası ile iletişime geçmekten çekinmeyin.

Sivil Alan projesi, Sivil Toplum Örgütlerinin ve aktivistlerin Sivil Büyü desteğiyle yürütecekleri çalışmalarda ihtiyaçlarına özel destek alabilmeleri amacıyla bir Uzman Havuzu oluşturdu. Uzman Havuzu, farklı tematik alanlarda ve kapasite geliştirme konularında uzmanlığa sahip uzmanlarından oluşmaktadır. Bu uzmanlar, destek sahiplerinin ihtiyaç ve gereksinimleri temelinde ve kendileriyle işbirliği içinde görevlendirecektir. Ayrıca, desteklenen çalışmalar için çeşitli kategorilerde tedarikçilerden oluşan bir hizmet sağlayıcıları havuzu oluşturduk.

  • Her destek kategorisinde sağlanabilecek maksimum uzman gün sayısı ve temel bilgiler web sitemizde Destek Talep Rehberi ve Sıkça Sorulan Sorular bölümünde yer almaktadır.
  • Desteklenen çalışmalarda uzmanların görevlendirilmesi ile ilgili bilgiler Uygulama Rehberi Ek 15'te açıklanmıştır. Bu nedenle, uzmanlarla ilgili herhangi bir karar vermeden önce lütfen bu belgeleri gözden geçirin.
  • Sivil Büyü ile desteklenen çalışmalarda kullanmanız gereken hizmet sağlayıcılarının listesi Uygulama Rehberi Ek 14'te yer almaktadır.
  • Hizmet tedarik sürecinin nasıl işleyeceği ve bu listede yer almayan tedarikçilerle nasıl çalışılabileceğine ilişkin web sitemizin Sıkça Sorulan Sorular bölümünde kısaca ele alınan kurallar Uygulama Rehberi'nde daha ayrıntılı bir şekilde açıklanmaktadır. Hizmet alma ve tedarik konularında herhangi bir karar vermeden önce bu belgeleri dikkatlice incelemelisiniz.
  • Desteklenen çalışmalarda uzmanların görevlendirilmesiyle ilgili veya hizmet alma ve tedarik konularında yukarıda belirtilen belgelerde yer alan bilgilerin dışında sorularınızolursalütfen Destek Masamızla iletişime geçiniz.

Sivil Büyü Programı, AB tarafından finanse edilen bir ayni destek programı olduğundan Sivil Büyü desteği alan bütün çalışmalar, AB'nin iletişim ve görünürlük kurallarıyla uyumlu olmalıdır. Bu kuralların içerisinde yer alan görünürlük kuralları arasında AB amblemive Sivil Büyü logosunun kullanımı, Sivil Büyü Programına atıfta bulunmak ve bazı durumlarda sorumluluk reddi açıklaması eklemek yer almaktadır.

Bütün iletişim materyalleri, basılmadan veya dağıtılmadan önce AB tarafından onaylanmalıdır. Bu nedenle, iletişim materyallerinin onay süreci için yeterli zaman ayıracak şekilde bize olabildiğince erken teslim edilmesi büyük önem taşımaktadır.